Dẫn dắt một cuộc họp tư duy không phải là sự lựa chọn duy nhất. hãy nghĩ đến một cuộc họp sáng tạo đơn giản, cân nhắc yếu tố thời gian, không gian và quy định để những người tham gia thấy tràn đầy năng lượng, tập trung và năng suất. 

Bạn biết rằng mình cần một ý tưởng mới – có thể bạn đang cố gắng tìm kiếm tên cho một sản phẩm mới hay tình năng mới cho một sản phẩm hiện tại, hoặc là hình dung về các khả năng cho một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới mẻ. Dẫn dắt một cuộc họp tư duy không phải là sự lựa chọn duy nhất của bạn. Hãy bắt đầu lập kế hoạch cho một cuộc họp sáng tạo hơn bằng 3 yếu tố quan trọng dưới đây:

Chọn thời gian phù hợp

Lên kế hoạch về thời gian tổ chức cuộc họp phát triển ý tưởng của bạn một cách cẩn thận. Tuỳ thuộc vào quy mô của mục tiêu bạn muốn đặt được, có thể bạn không hình dung được nhiều ý tưởng đa dạng sàng lọc những lựa chọn, và phát triển được một kế hoạch toàn diện chỉ trong một cuộc họp. Vì vậy, trước khi bạn gửi lời mời, hãy tạo ra một lịch trình bao quát. Khi nào bạn muốn những ý tưởng mới mẻ được kết tinh? Bạn muốn đạt được những dấu mốc nào trong thời gian đó, và bạn giải quyết những hạn chế lịch trình nào?

Một khi bạn đã có lịch trình bao quát, hãy hết sức cố gắng để sắp xếp những cuộc họp đầu tiên cách thật xa hạn chót bạn đặt ra. Nhiều người mặc định rằng những bộ óc sáng tạo sẽ tìm ra những ý tưởng tốt nhất khi chịu áp lực về thời gian, nhưng điều đó hiếm khi chính xác. Đội ngũ bị thúc ép phải làm việc một cách sáng tạo trong một khoảng thời gian ngắn tuỳ tiện sẽ trở nên kiệt sức, và kết quả công việc tuyệt vời của họ sẽ không được duy trì.

Tuy nhiên, những cuộc họp sáng tạo yêu cầu nhiều sự tư duy, vì vậy hãy tổ chức mỗi cuộc họp trong vòng 30 phút. Nếu bạn quyết định rằng đội ngũ của mình cần nhiều thời gian hơn, bạn có thể triệu tập lại, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn dừng lại và sắp xếp một cuộc họp theo dõi hơn là thúc ép nhân viên của mình tiếp tục làm việc cật lực một cách không hiệu quả.

Hãy lựa chọn thời điểm mà mọi người dường như đang tràn đầy năng lượng nhất, nhưng không bị đắm chìm vào những sự phân tâm khác. Thời điểm đầu tiên vào buổi sáng và lúc chiều muộn không phải là thời gian lý tưởng, tránh việc sắp xếp những cuộc họp ngay trước một kỳ nghỉ dài hoặc một sự kiện công việc lớn. Mọi người sẽ không tập trung chú ý.

Thiết lập không gian

Nếu có thể, hãy lựa chọn một địa điểm để kích thích những suy nghĩ mới từ đội ngũ. Nếu bạn cần sử dụng đến không gian thường ngày của mình, hãy sắp xếp lại không gian một cách cởi mở. Thay vì ngồi xung quanh một chiếc bàn họp, hãy sắp xếp ghế ngồi thành các nhóm.

Yêu cầu đội ngũ của bạn bỏ tất cả máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại, và các thiết bị khác tại bàn làm việc. Thay vào đó, bố trí trong phòng họp những dụng cụ liên quan đến xúc giác nhiều hơn một chiếc bảng trắng: những tập giấy lớn, những tờ giấy ghi chú nhiều màu sắc, hoặc một chiếc bảng đen với những viên phấn màu. Phủ đầy những chiếc bàn với những tờ giấy có thể sử dụng để ghi chú, hoặc vẽ vời, và cung cấp những chiếc bút hoặc bút chì màu, bút ghi chú, màu sáp, thậm chí là đất sét. Kể cả nếu mọi người không dùng đến những dụng cụ này cho công việc ngay lúc đó, việc nghịch ngợm với nghệ thuật có thể giúp vượt qua sự tự ti và kích thích trí tưởng tượng. 

Bạn cũng có thể làm mới không gian của đội ngũ mình. Động viên mọi người đối thoại và họp mặt một cách thân mật và tùy hứng, bằng việc bố trí những chỗ ngồi mở và sắp xếp một vài địa điểm tụ họp quanh phòng: những chiếc máy pha cà phê, những chiếc máy làm lạnh nước, những chỗ ngồi nghỉ ngơi, những trò chơi. Hãy ghi chú lại những địa điểm mọi người thường tự họp thân mật và khiến chúng trở nên dễ chịu hơn. Bổ sung thêm vào những địa điểm này với những dụng cụ sáng tạo như bảng trắng, nhãn ghi chú, bảng kẹp giấy và các dụng cụ nghệ thuật, để cho sự tương tác ngẫu nhiên này có thể dễ dàng chuyển hóa thành điều gì đó sáng tạo hơn. 

Xây dựng quy tắc đạo đức

Để tạo ra cảm giác an toàn, hãy thiết lập những quy định nền tảng ngay từ đầu cuộc họp. Hãy viết chúng lên tấm bảng trắng hoặc nơi mà tất cả mọi người có thể nhìn thấy. Bạn có thể mời những người còn lại trong đội ngũ đóng góp ý kiến, những hãy kiên định với những hành vi mà bạn kỳ vọng. Nếu những kỳ vọng dưới đây không phải là một phần trong những quy định nền tảng của đội ngũ, hãy cân nhắc việc củng cố chúng: 

Tôn trọng tất cả các thành viên trong nhóm. Những ý tưởng và giả định có thể bị công kích; cá nhân thì không

Là một người biết lắng nghe. Mọi người đều có một cơ hội để nói và nên chủ động lắng nghe những người khác

Coi trọng những quan điểm khác biệt. Mọi người đều có quyền phản đối và thách thức những giả định. Những quan điểm xung đột là một nguồn học hỏi giá trị và nên được chào đón khi được đề xuất vào một thời điểm phù hợp trong quá trình thảo luận

Không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ. Không có ý tưởng nào đáng bị gán mác là “ngu ngốc”, “vô dụng” hay bất kì sự diễn tả tiêu cực khác. Không ai nên cảm thấy xấu hổ khi tham gia vào quá trình sáng tạo.

Những nội dung này có thể đã là một phần trong quy tắc của đội ngũ bạn, và bạn đơn giản có thể nhắc nhở các thành viên vào lúc bắt đầu cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng bạn đang trao quyền cho mọi người nhóm giúp bạn củng cố những quy định này bằng cách nêu ra những hậu quả tồi tệ xảy ra. 

________________

Tất cả những điều cần phải nắm rõ về việc lên kế hoạch cuộc họp sẽ được gói gọn trong 3 bước đơn giản, được trích dẫn từ cuốn sách “HBR Handbook: CẨM NANG QUẢN LÝ – 17 Kỹ năng quản lý có tâm và có tầm” – một cuốn sách trong combo cẩm nang HBR Handbook, được Alpha Books và Harvard Business Review Việt Nam mua bản quyền và phát hành toàn quốc.

Sở hữu ngay combo 3 cuốn HBR Handbook để dễ dàng điều phối và sáng tạo cuộc họp cùng với đội ngũ của mình. 

Thông tin chi tiết xem tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.